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高校后勤管理信息化建设思路探讨

浏览量: 发布时间: 2015/03/09 作者:

霍小卫 刘江坡

(郑州大学西亚斯国际学院河南郑州450052)

摘要:为了提高高校自身后勤保障能力和水平,高校内部纷纷成立后勤集团,围绕后勤工作数字化这样一个目标,期望通过充分整合现有资源提高资源利用率、提升后勤服务质量和服务效率。本文旨在通过对高校后勤信息化工作遇到的问题进行研究,探索一种较为可行的后勤信息化之路。

关键词:高校后勤集团;数字后勤;数据整合;商业智能BI

1 高校后勤集团成立的背景以及遇到的问题

    1999年.时任副总理李岚清在全国高校后勤社会化改革工作会议上提出一定要大力推进高校后勤社会化改革,由此拉开中国高校后勤社会化改革的序幕。全国高校结合地域和学校实际情况,探索多种后勤管理模式.取得一定的成效。但是由于自身结构性矛盾的存在,高校后勤在引入信息化提升管理品质方面困难重重,主要表现在:

1. 1 思想观念落后.对信息化作用没有完整认识

    目前.大部分高校后勤对信息化的认识还停留在利用计算机进行公文处理、简单数据处理等信息化应用的低层次阶段,并且认为能够满足办公需要 高校后勤信息化建设就是要充分整合和利用高校内部信息资源.而对信息资源的整合过程将是涉及到高校后勤管理、服务的各个层次工作.思想观念的停滞不前将对工作的开展将产生消极影响。

1. 2 后勤工作人员整体素质偏低

    国内绝大部分高校后勤改革之后都会面临着这样一个问题:后勤中层没有企业管理的经验.普通职员文化素质普遍偏低,基础技术和业务能力偏弱.年龄结构老化问题突出,这样的人力资源结构很难适应信息化建设的步伐。

1. 3 业务标准缺失.流程不清晰不明确

    高校后勤改革要想成功.服务质量和效率是一个重要体现.如果要搞好服务,制定明细的业务数据标准、明晰的业务流程是工作的骨架和基础,而恰恰在这样一个方面.因为缺乏专业技术人才,许多高校后勤出现管理混乱、人为因素大、随意性强等现象。

1. 4 后勤与高校权责关系欲断还连

    后勤走向社会必然面临激烈的竞争,而目前后勤无论从管理方式还是人员素质等方面都无法直面竞争 还需要不间断从高校补充“血液”。受体制约束,高校短期内也不可能与之完全切割.无论在人事上还是资金上都还要“暗中”相助。

    以上问题的存在都将在信息化建设的各个阶段产生不同程度的消极影响,甚至导致项目的延期和失败,绝不是危言耸听。

2 信息化在高校后勤管理工作中的作用及现状

    高校进行后勤改革的目的是提高后勤保障效率、充分利用资源实现自负盈亏、为高校运作减负。要实现这个目的。后勤领导必须首先意识到信息化的重要性,树立“向工作要数字。以报表作决策”的工作机制。

    近年来,我国高校后勤信息化建设取得了明显成效,办公软件得到了普遍应用,大多数高校在师生用餐、用水、用电、用网方面都采用了智能收费系统,还有些信息化程度较高的高校,如:北京航空航天大学、中国石油大学、贵州大学等,形成统一的后勤管理数据信息平台,

    并将其与校内办公系统对接,为师生提供更加方便快捷的信息服务,深受师生欢迎。

3 高校后勤信息化建设的两种方式及优劣比较

3. 1 大而全的建设.一步到位

    即通过管理咨询,对后勤工作进行全面的业务调研和流程梳理,基于统一的数据库平台建设后勤综合信息管理系统。该方法实现策略是“先推翻,后构建”,其优势在于短期内与后勤管理工作契合度高、充分满足用户需求、不存在数据不一致问题,缺陷在于成本高、周期长、各模块专业性不强、耦合度高。该方式具有极大的风险性和不可控性,建设不当极易导致后勤管理紊乱,采之慎重。

3. 2 先局部再整体.通过整合实现数字后勤

    前种方式需要后勤决策者具有极大的魄力颠覆已有的工作模式,充满“彻底革命”的勇气,而先局部再整体的建设方式是通过对后勤信息化进行整体规划后,从局部部门着手,通过局部信息化产生的效果带动全局信息化效果的出现,最后通过对各个局部信息系统的数据整合最终实现后勤整体信息化。这是一种较为温和的建设模式。该方法优势在于风险小、见效快、工作阻力小、专业性强、系统耦合度低灵活适应需求,劣势在于建设前期各局部之间信息缺乏共享、不能提供决策支撑的综合性统计信息、后期数据整合投入较大。

    目前,国内高校数字化校园的建设思路上出现了以清华大学为代表的“先局部.再整合”模式和以中山大学和中国人民大学为代表的“推倒重构,一步到位“模式。由于中国数字化校园建设还处于探索阶段,短期内还不能得出哪种模式会更加科学、更加适合高校的发展的结论,但是有一点可以肯定,这两种模式各有所长,不同高校需根据自身实际情况慎重选择建设模式。

4 高校后勤信息化的实施策略和建设思路

    针对目前高校后勤发展现状.我们给出一种“总体规划、立足标准、局部构建、全局整合“的后勤信息化建设策略。根据以上策略,高校后勤信息化工作需要分四个阶段进行:

4. 1 建设后勤门户.集成信息服务

本阶段信息化工作主要围绕创建人性化的后勤门户网站,全面整合后勤信息服务这个重心展开。首先要从外在上让校内外访问人员对后勤管理和信息化工作有直观的认识,然后再通过网站上提供的信息服务,让师生逐渐依赖后勤门户网站。这里的“信息服务”指的是能够为师生提供在线访问的信息资源,是传播信息、交流信息、实现信息增值的一项活动,如:在线报修、在线邮件查询、车辆申请、在线投标、水电费查询等。

4. 2 建立域管理体系和协同办公环境

如使后勤工作更加有效率、更加具备执行力.办公环境的优劣至关重要,这里的办公环境指的是办公电脑的安全、运行、保障环境以及协同办公的应用能力。基于微软活动目录,将所有后勤办公电脑和其它终端设备加入计算机域中,用户登录操作系统过程全部采用域用户验证,降低用户对电脑的操作权限,提高办公环境的安全性:同时。为后勤工作部署统一的exchange邮件服务、RTX及时通讯服务以及手机短信服务,结合ofice2007中的各种办公组件,形成一整套的同步和异步通讯交流机制和协同办公平台。在该平台上可进行邮件收发、短信收发、聊天交流、RSS订阅、公告新闻、文档在线协同编辑、日程安排、任务指派等。

4. 3 先易后难。建设后勤各部门业务系统

后勤信息化建设之所以困难,不仅仅在于人员和素质上,更在于如何处理已有的业务系统,如果处理不当,不仅浪费资源、增加建设成本,更会引起管理的紊乱,因此采用“先易后难”的建设方式更为实际根据总体规划,对于已经存在的业务系统要进行充分的功能评估和可维护性评估,评估指标应包括软件技术路线、功能完善程度、公司技术支持能力、接口支持能力、文档完善程度、结构清晰程度等.最后再确定采用“推翻重构”还是“补充完善”。本阶段建设过程中还要注重四个方面内容,其一,必须根据后勤实际工作情况建设统一的数据管理标准;其二,必须为后续的业务系统整合预留充分的数据接口:其三,必须预留有详细的业务系统数据结构说明、存储过程和外部函数使用说明;其四,对于所新采购的业务系统,采购合同中需预留接人数字后勤平台所需要的接口开发和其它二次开发款项。

4. 4 全局业务系统整合.建设数字后勤

本阶段将建设高校数字后勤的公共基础平台,包含:统一的数据中心、统一的数据交换中心、统一的身份认证中心、统一的信息门户,身份认证中心将实现用户身份的统一认证以及后勤内部多套系统的单点登录,信息门户将对后勤各部门业务数据信息进行集中展现,数据交换中心用于将各部门业务系统中的数据转换成符合数据标准的数据并加载到数据中心,数据中心主要用于存储经过清洗和转换的各部门业务数据,通过数据集市建设和商业智能分析BI,形成全面的、多维的统计数据提供后勤领导作为决策依据。

5 结束语

高校后勤管理信息化是一项长期的复杂的系统工程,应该充分认识到信息化对后勤管理的重要性,充分利用成熟的信息技术对传统后勤管理进行改造和升级,推动高校后勤社会改革深入进行,探索出适合高校后勤发展模式的新思路。


参考文献:

[1]赵守香,姜同强,王雯.企业信息化【M】.北京:清华大学出版社,2008,9

[2]欧阳峰.信息化管理导论【M】京:北京交通大学出版社,2006,2.

[3]史敏.对高校信息化建设的思考【J】.中国高教研究,2005,2:7879.


文章出自:科技信息 2012年第1期 




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